Reporting Absences:

Any student who is absent from school must provide documentation from a parent/guardian five business days of the absence for the absence to be marked as excused. Parents/guardians may send a written note or email to the school as well as call at (703) 365-2900. If an email is sent, it must be sent from the email address that we have in the HUB.

Absent notes should be given to your student's alpha secretary:

  • Cox – 3rd Floor Office
    • Last name A – L
  • Walker – Main Office
    • Last name M – Z

Excused Absences Include:

  • Personal illness of the student
  • Medical and dental appointments for the student
  • Death of immediate family member
  • Observation of a religious holiday
  • Emergency conditions in the student's home that require help from the student
  • Reasons of extenuating circumstances to be judged by the principal/designee
  • Short trips taken by the entire family when required because of caring for children, particularly if the trip is construed to be of educational value and could be made a part of the instructional program
  • Student participation in school-sponsored activities taking place during school hours
  • Required court appearance
  • Approved pre-arranged absences

Reminders:

  • At the third consecutive absence, a medical note is required to excuse further absences
  • At the tenth absence (total count), a medical note can be required for each additional absence for the remainder of the year.

Unexcused Absences Include:

  • All day truancy
  • Class truancy
  • Missing a ride or a bus
  • Unapproved pre-arranged absence
  • Failure to produce an appropriate explanation for absence

How to Request An Early Dismissal:

All early dismissals will be coordinated through the appropriate alpha administrative secretary by written note or phone call.

  • Cox – 3rd Floor Office
    • Last name A – L
  • Walker – Main Office
    • Last name M – Z

If submitting a note, the student should turn in a note from a parent/legal guardian to the appropriate alpha administrative secretary before school starts in the morning.

The Written Request Must Include:

  • a reason for leaving
  • time of dismissal
  • parent/guardian's signature and telephone number

An early dismissal pass is written for the student only after verbal confirmation is received from a parent or guardian.

Students who do not follow proper procedure for checking in or out of school with the Alpha Secretary will receive an unexcused absence for each class missed and will be subject to disciplinary action.

Students who leave school without gaining proper approval from school authorities, will receive a discipline referral for improper check out procedure. A parent may not excuse this type of absence after the fact.

Tardies:

 If a student arrives to school after 7:30 a.m. they are considered tardy to school. Students will need to bring in a dated, signed note from their parent with a valid excuse to receive an excused tardy pass. Students have two days to bring in a note otherwise, a student is considered unexcused tardy to school. Verbal verification may also be required from the parent/guardian for student attendance to be updated.

Types of unexcused tardies include but not limited to:

  • Car trouble
  • Oversleeping
  • Traffic
  • Missed ride/bus

Tardies to Class During The School Day:

Promptness to class is very important. Students are to be in their seats and ready to work when the tardy bell rings. Tardies to classes throughout the day will be monitored and documented by classroom teachers with administrative support.

URHS enforces the tardiness policy each quarter with the following criteria:

Cumulative Tardies:

  • Tardy to 1st block of the day 5 times or Tardy a total of 10 times to All Classes: Warning
  • Additional tardies to 1st block of the day or a total of 15 times to All Classes: Detention
  • Additional tardies to 1st block of the day or a total of 30 times to All Classes: Saturday School
  • Additional tardies to 1st block of the day or a total of 45+ times to All Classes: Administrative Review

AND

  • 3 - 5 tardies to an individual class: Warning/Parent Conversation by teacher
  • 5+ tardies to an individual class: Administrative Referral/Support

 


Reportar Ausencias:

Cualquier estudiante que esté ausente de la escuela debe proporcionar documentación de un padre/tutor cinco días laborales después de la ausencia para ser marcada como justificada. Los padres/tutores pueden enviar una nota escrita o un correo electrónico a la escuela o llamar al (703) 365-2900. Si envía un correo electrónico, este debe ser enviado desde la dirección de correo electrónico que tenemos en el Centro de Operaciones (HUB).


Los mensajes de ausencia deben entregarse a la secretaria de su estudiante que está asignada por alfa:

  • Sra. Cox – Oficina del 3er piso
    • Apellido A – L 
  • Sra. Walker – Oficina principal
    • Apellido M – Z

Las ausencias justificadas incluyen:

  • Enfermedad personal del estudiante.
  • Citas médicas y dentales para el estudiante.
  • Muerte de un familiar directo.
  • Observación de una fiesta religiosa.
  • Condiciones de emergencia en el hogar del estudiante que requieren la ayuda del estudiante.
  • Razones por circunstancias atenuantes que deben ser juzgadas por el director/designado.
  • Viajes cortos realizados por toda la familia cuando sea necesario debido al cuidado de los niños, especialmente si el viaje está diseñado para tener un valor educativo y podría formar parte del programa de instrucción.
  • Participación de los estudiantes en actividades patrocinadas por la escuela que se llevan a cabo durante el horario escolar.
  • Comparecencia requerida en la corte.
  • Ausencias preestablecidas y aprobadas.

Recordatorio

  • Después de la tercera ausencia consecutiva, se requiere una excusa médica para justificar ausencias adicionales.
  • A la décima ausencia (recuento total), se puede exigir una excusa médica por cada ausencia adicional por el resto del año.

Las ausencias injustificadas incluyen:

  • Ausente todo el día
  • Ausente de clase
  • Perder un viaje o un autobús escolar
  • Ausencia preestablecida no aprobada
  • No presentar una explicación adecuada de la ausencia

¿Cómo solicitar una salida anticipada?

Todas las salidas anticipadas se coordinarán a través de la secretaria administrativa asignada a su estudiante por alfa mediante nota escrita o llamada telefónica del padre/madre o tutor legal del estudiante.

 

  • Sra. Cox – Oficina del 3er piso
    • Apellido A – L 
  • Sra. Walker – Oficina principal
    • Apellido M – Z

Si presenta una nota, el estudiante debe entregar dicha nota del padre/tutor legal a la secretaria administrativa correspondiente antes de que comiencen las clases por la mañana.

La solicitud por escrito debe incluir:

  • una razón para irse
  • hora de despido
  • firma y número de teléfono del padre/tutor legal del estudiante

Se escribirá un pase de salida temprana para el estudiante después de recibir la confirmación verbal de un padre o tutor. Los estudiantes que no sigan el procedimiento adecuado para ingresar o salir de la escuela con la secretaria asignada recibirán una ausencia injustificada por cada clase perdida y estarán sujetos a medidas disciplinarias.


Los estudiantes que abandonen la escuela sin obtener la aprobación adecuada de las autoridades escolares recibirán un referido disciplinario por el procedimiento de salida inadecuado. Un padre no puede excusar este tipo de ausencia después del incidente.

Tardanzas:

Si un estudiante llega a la escuela después de las 7:30 a. m., se considera que llega tarde a la escuela. Los estudiantes deberán traer una nota fechada y firmada por sus padres con una excusa válida para recibir un pase de tardanza justificada. Los estudiantes tienen dos días para traer una nota, de lo contrario, se considera que el estudiante llegó tarde a la escuela sin excusa. También se puede requerir la verificación verbal del padre/tutor para que se actualice la asistencia del estudiante.

Los tipos de tardanzas injustificadas incluyen, pero no se limitan a:

  • Problemas con el auto
  • Dormir demasiado
  • Tráfico
  • Viaje/autobús perdido 

Tardanzas a clase durante el día escolar:

La puntualidad en la clase es muy importante. Los estudiantes deben estar en sus asientos y listos para trabajar cuando suene la campana de tardanza. Las tardanzas a clases a lo largo del día serán monitoreadas y documentadas por maestros de salón con apoyo administrativo.

URHS hace cumplir la política de tardanzas cada trimestre con los siguientes criterios:

 Tardanzas Acumulativas:

  • 5 Tardanza al 1er bloque del día - Advertencia
  • 10 Tardanzas totales a todas las clases - Advertencia
  • 15 Tardanzas totales a todas las clases - Detención
  • 30 Tardanzas totales a todas las clases - Escuela Sabatina
  • 45 Tardanzas totales a todas las clases - Revisión Administrativa
  • Tardanzas adicionales al 1er/2do bloque recibirá las mismas consecuencias que con todos los demás

Y

Tardanzas a clases individuales:

  • 3 -5 Tardanzas: Advertencia / Conversación entre padres y maestro/a
  • 5+ Tardanzas: Referido/Apoyo Administrativo